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備品管理体制を強化しよう

会社の備品管理は、量が多ければ多いほど難しい仕事になります。しかし、会社にとっては必須な業務の1つです。備品管理には透明性が求められるため、管理体制が確立できているかどうかでコストにも大きな差が現れることがあります。

管理責任の明確化

社内で使用する備品は、業種などによっても異なりますが、プリンター などのOA機器からボールペン1本に至るまで様々なものが必要になります。それらを無駄なく管理していくためには、導入・購入から各部署への支給に至るまでの流れが明確に見えていることも大切です。誰がいつから使っているものなのか、管理責任者の明確化や報告・連絡・相談系統の体制強化がポイントになります。

定期的な所在・数量のチェック

大事な会社の資金を使って導入・購入した備品が、無駄なく使用されているかどうかを知るためには、定期的にチェックを入れておくことが必要です。特に、高価な新品のOA機器に関しては盗難リスクを防ぐ必要性があります。小売店などで定期的に商品の棚卸しを行うように、備品についても定期的な棚卸しをすると良いでしょう。

オフィスの環境整備

社内で使用する備品の管理を明確化するためには、オフィスの環境整備も必要です。どこに何があるか分からない、いつ購入したのか分からない備品で溢れかえっていると、管理体制が煩雑になるだけでなく、管理の透明性を保つこともできません。オフィス内や保管場所を整理し、どこに何があるのか、どの部署に何の備品が必要なのか、メーカーはゼロックスなのかリコーか、それともエプソンかなどを整理しておくことによって、管理体制の効率化、盗難リスクの軽減を図ることができます。

どのような業種・業態の企業であっても、OA機器や筆記用具、オフィスインテリアに至るまで様々な備品・消耗品が必要になります。備品管理体制を強化することによって、円滑な企業活動を促進することにもなるのではないでしょうか。mitaでは、そんなオフィス用品を販売しております。OA機器はもちろん、用紙やインク、トナーなどのOA用品を多数ご用意しております。期間限定のバーゲンや格安アウトレットもございますので、備品・消耗品をご購入の際にはぜひご覧ください。

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